Kassasystemet registrerar varje försäljning i salongen, och bokföringen samlar alla affärshändelser i företaget. Bron mellan dem är Z-rapporten, kassans sammanställning av dagen, som blir en verifikation i bokföringen. Här ser du vad rapporten innehåller, hur du bokför den och hur du får flödet att gå av sig självt utan att siffrorna blir fel.
Kassa och bokföring gör olika saker
| Kassasystem | Bokföring | |
|---|---|---|
| Vad registreras | Varje försäljning, retur och betalning | Alla affärshändelser: försäljning, inköp, hyra, lön, lån, moms |
| Hur ofta | I samma stund som kunden betalar | Kontanta betalningar senast påföljande arbetsdag, övrigt så snart det kan ske |
| Resultat | Kvitton och dagsrapporter | Huvudbok, momsdeklaration, bokslut, deklaration |
| Regler | Skatteverkets krav på kassaregister | Bokföringslagen och god redovisningssed |
| Vem använder det | Du och personalen vid disken | Du, din redovisningskonsult, Skatteverket vid granskning |
Kassan vet alltså allt om vad kunderna har betalat, men ingenting om vad du har betalat för färg, hyra eller löner. Bokföringen behöver båda sidorna. Vad kassan i sig ska klara går vi igenom i guiden om kassasystem och bokföringsprogram för salonger.
Z-rapporten: dagens försäljning i en sammanställning
Skatteverket kallar den Z-dagrapport, och enligt deras regler för hur kassaregistret används ansvarar du för att det finns en Z-dagrapport för varje försäljningsdag. De flesta moderna kassor tar fram den automatiskt vid dagens slut. Rapporten visar bland annat:
- total försäljning, uppdelad på varugrupper om kassan har sådana
- moms per momssats
- betalsätt: kontanter, kort, Swish, presentkort
- returer och rabatter
- antal kvitton och eventuella kvittokopior
En X-rapport är samma sammanställning tagen mitt under dagen, till exempel när personalen byter pass. Den nollställer ingenting och används inte som underlag i bokföringen.
Så bokför du en Z-rapport
Säg att dagens Z-rapport visar 12 000 kr i försäljning inklusive moms: 10 000 kr i frisörtjänster och 2 000 kr i hårprodukter. Kunderna har betalat 9 000 kr med kort, 2 000 kr med Swish och 1 000 kr kontant. Allt har 25 % moms, så momsen är en femtedel av beloppet inklusive moms.
| Konto (BAS) | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1580 Fordringar för kontokort | 9 000 | |
| 1930 Företagskonto (Swish) | 2 000 | |
| 1910 Kassa | 1 000 | |
| 3041 Försäljning tjänster 25 % | 8 000 | |
| 3001 Försäljning varor 25 % | 1 600 | |
| 2611 Utgående moms 25 % | 2 400 | |
| Summa | 12 000 | 12 000 |
Kontonumren är exempel ur BAS-kontoplanen och kan se lite annorlunda ut i ditt program. Det viktiga är principen: betalsätten på debetsidan, intäkter och moms på kreditsidan, och Z-rapporten sparad som verifikation.
Tre saker ska hållas utanför intäkterna:
- Dricks. Frivillig dricks ingår inte i momsunderlaget. Den bokförs för sig, se guiden om dricks i frisörsalongen.
- Sålda presentkort. De är en skuld till kunden tills de löses in. Hur momsen hanteras beror på typen av presentkort, se guiden om presentkort, moms och bokföring.
- Inlösta presentkort. Om kunden betalar med ett presentkort som redan är sålt och momsredovisat ska det inte bli försäljning en gång till. I Z-rapporten syns det som ett eget betalsätt.
Kortbetalningar: bokför hela beloppet
Kortinlösaren betalar ut pengarna ett par dagar senare, med avgiften redan avdragen. Ett vanligt fel är att bokföra det som kommer in på kontot som försäljning. Då försvinner avgiften ur bokföringen och försäljningen blir för låg.
Fortsätt exemplet. Kortinlösaren tar 1,85 % och betalar ut 8 833,50 kr för dagens 9 000 kr.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 8 833,50 | |
| 6570 Bankkostnader | 166,50 | |
| 1580 Fordringar för kontokort | 9 000 |
Kortavgifter är en finansiell tjänst utan moms, så det finns ingen ingående moms att dra av på dem. Kontot 1580 ska gå jämnt ut varje månad. Står det kvar ett saldo har en utbetalning inte kommit eller bokförts fel.
Kontanterna i kassalådan
Kontanter är det enda betalsätt där ingen bank räknar åt dig. Därför behöver de en egen rutin.
- Räkna kassan varje kväll och jämför med kontantbeloppet i Z-rapporten. Växelkassan, alltså det belopp du alltid har kvar i lådan inför nästa dag, räknas bort.
- Skillnader ska kunna förklaras. Om kassan visar 1 000 kr kontant men lådan innehåller 950 kr bokförs mellanskillnaden som en kassadifferens. Små differenser händer, men återkommande differenser är något Skatteverket tittar på vid en granskning.
- Insättningar på banken bokförs som en flytt mellan kassa och företagskonto, med kassakontot i kredit och företagskontot i debet. Det är ingen ny intäkt.
- Uttag ur kassalådan för att betala något kontant, till exempel en leverans, ska ha ett kvitto som verifikation. Tar du som ägare pengar ur lådan till dig själv i en enskild firma är det ett eget uttag, och det ska också bokföras.
Kassakontot i bokföringen ska alltid stämma med vad som faktiskt finns i lådan. Visar kassakontot minus är något fel, eftersom det inte går att ha mindre än noll kronor i en kassalåda.
Bokningssystemets utbetalningar
Tar du betalt i förskott via bokningssystemet, till exempel för onlinebokningar eller presentkort som säljs på plattformen, kommer pengarna som en samlad utbetalning med avgifter avdragna. Det gäller samma princip som för kort: bokför försäljningen med hela beloppet och avgiften som en kostnad.
Be om plattformens utbetalningsrapport för varje period. Den ska visa vilka bokningar som ingår, vad kunderna betalat, vilka avgifter som dragits och om avgifterna har moms. Utan den rapporten går det inte att stämma av utbetalningen mot försäljningen. Plattformarnas avgifter och villkor jämför vi i guiden om Bokadirekt, Timma och BokaMera.
Integration mellan kassa och bokföring
Det finns tre sätt att få över försäljningen:
- Manuellt. Du eller din redovisningskonsult läser av Z-rapporterna och bokför dem, dag för dag eller som en samlad verifikation per dag i en månadsomgång. Det fungerar bra för en liten salong med en kassa.
- Fil. Kassan tar fram en fil, oftast i SIE-format, som läses in i bokföringsprogrammet. Då behöver ingen skriva av siffror, men någon måste komma ihåg att göra exporten.
- Direktkoppling. Kassan skickar försäljningen till bokföringsprogrammet automatiskt via en integration. Det är det som brukar kallas automatiserad bokföring från kassasystemet.
Automatiken är bara så bra som inställningarna. Det här behöver vara rätt från början:
- vilka artikelgrupper som går till vilket intäktskonto
- att dricks bokförs för sig utan moms, till exempel på ett skuldkonto om den ska betalas ut till personalen, och inte som försäljning
- att presentkort går till en skuld och inte till intäkt
- att varje betalsätt har ett eget konto, så att kort, Swish och kontanter kan stämmas av var för sig
Ställ in kopplingen tillsammans med den som gör bokslutet. Ett fel i mappningen upprepas annars varje dag tills någon upptäcker det.
Tidpunkten: kontantmetoden spelar mindre roll i kassan
Bokföringslagen säger att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Ett företag med en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor får vänta med att bokföra fakturor tills de betalas, den så kallade kontantmetoden, men vid årets slut ska obetalda fordringar och skulder ändå bokföras.
För kassaförsäljningen gör metodvalet ingen skillnad, eftersom kunden betalar direkt. Den påverkar framför allt leverantörsfakturor för produkter och material. Mer om det i guiden om hur du bokför inkomster och utgifter som frisör.
Stäm av varje månad
Oavsett om du bokför själv eller har hjälp är det här den kontroll som fångar de flesta fel:
- Summan av månadens Z-rapporter ska stämma med den bokförda försäljningen.
- Kontot för kortfordringar ska vara nära noll när alla utbetalningar kommit in.
- Kassakontot ska stämma med de kontanter som faktiskt finns.
- Utgående moms i bokföringen ska stämma med momsen i Z-rapporterna, och det är den summan som hamnar i momsdeklarationen.
- Utestående presentkort i kassan ska stämma med skulden i bokföringen.
Går något inte ihop är det nästan alltid ett av tre skäl: en dag som saknas, en utbetalning som bokförts netto eller dricks och presentkort som hamnat på fel konto.
