Bokföringen i en salong handlar om att varje krona som kommer in och går ut ska gå att följa, från kortterminalen och bokningssystemet till bankkontot. Grunden är dagens Z-rapport, som bokförs med rätt moms och uppdelad på betalsätt. Kostnaderna bokförs med kvitto eller faktura, och privata uttag hålls skilda från salongens pengar.
Grunderna i salongens bokföring
Både enskilda firmor och aktiebolag är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. Det betyder att alla affärshändelser ska bokföras och att det ska finnas en verifikation, alltså ett kvitto, en faktura eller en rapport, för varje post.
Kontantmetoden eller faktureringsmetoden
| Kontantmetoden | Faktureringsmetoden | |
|---|---|---|
| Vem får använda den | Nettoomsättning normalt högst 3 miljoner kr per år | Alla |
| När bokför du | När betalningen sker | När fakturan kommer eller skickas, och igen vid betalning |
| Vid årets slut | Obetalda fakturor bokförs | Allt är redan bokfört |
Eftersom kunderna i en salong betalar direkt blir skillnaden liten för försäljningen. Den märks främst när du köper produkter på faktura från grossisten eller fakturerar stolhyra.
När ska det bokföras?
Enligt bokföringslagen ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Med kassaregister och ett bokföringsprogram som hämtar dagsrapporterna går det av sig självt, men du behöver ändå stämma av regelbundet.
Så bokför du dagens försäljning
Kassaregistret skriver ut en Z-rapport, eller dagsrapport, när du stänger dagen. Den visar försäljningen per momssats och per betalsätt, och den är verifikationen för dagens intäkter.
Säg att Z-rapporten för en dag visar 8 000 kr i tjänster och 1 250 kr i produkter, allt inklusive moms. Kunderna har betalat 7 000 kr med kort, 1 500 kr med Swish och 750 kr kontant. Enligt BAS-kontoplanen kan dagen bokföras så här:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1580 Fordringar för kontokort | 7 000 | |
| 1930 Företagskonto (Swish) | 1 500 | |
| 1910 Kassa | 750 | |
| 3041 Försäljning tjänster, 25 % moms | 6 400 | |
| 3001 Försäljning varor, 25 % moms | 1 000 | |
| 2611 Utgående moms 25 % | 1 850 | |
| Summa | 9 250 | 9 250 |
Några dagar senare betalar kortinlösaren ut pengarna. Säg att 6 895 kr kommer in på kontot och att avgiften är 105 kr. Då bokför du 6 895 kr in på 1930, 105 kr som kostnad för kortavgifter (till exempel 6570 Bankkostnader) och 7 000 kr ut från 1580. Fordran är då noll, och avgiften syns som en egen kostnad.
Poängen är att momsen alltid räknas på hela försäljningen, inte på det som kommer in på kontot. Hur kassasystemet kan skicka Z-rapporterna direkt till bokföringen går vi igenom i guiden om Z-rapport och integration mellan kassasystem och bokföring.
Bokningssystemets utbetalningar
Många salonger tar betalt i förväg via bokningssystemet eller en betallösning kopplad till det. Utbetalningen kommer då ofta som ett samlat nettobelopp för flera kunder, där provision och avgifter redan är dragna.
Så håller du ordning:
- Hämta avräkningen för varje utbetalning. Den visar vilka bokningar som ingår, bruttobelopp, avgifter och netto.
- Bokför försäljningen brutto med utgående moms, antingen från kassaregistret eller från avräkningen, men aldrig två gånger.
- Bokför avgifterna som kostnad. Om leverantören fakturerar avgiften med moms drar du av momsen.
- Stäm av att summan av utbetalningarna stämmer med fordran på bokningssystemet varje månad.
Om samma försäljning både slås i kassan och kommer via bokningssystemet är dubbelbokning det vanligaste felet. Bestäm en gång för alla vilket underlag som gäller för förskottsbetalningar. Vad bokningssystemen kostar och hur de fungerar jämförs i guiden om kassasystem och bokföringsprogram för salonger.
Utgifterna i salongen
Kostnader bokförs med kvitto eller faktura som verifikation. Är du momsregistrerad bokförs momsen för sig som ingående moms.
| Utgift | Exempel på BAS-konto | Att tänka på |
|---|---|---|
| Produkter för försäljning | 4010 Inköp av varor | Lagret inventeras vid årets slut |
| Färg, folie, handskar och annat som förbrukas | 5460 Förbrukningsmaterial | |
| Lokalhyra | 5010 Lokalhyra | Moms bara om hyresvärden tar ut moms |
| Saxar, trimmer, föntork och mindre inventarier | 5410 Förbrukningsinventarier | Under ett halvt prisbasbelopp, 29 600 kr exklusive moms 2026 |
| Frisörstol, tvättstol och större inventarier | 1220 Inventarier | Skrivs av över flera år |
| Bokningssystem, kassasystem och program | 5420 Programvaror | |
| Kurser och utbildning | 7610 Utbildning | |
| Annonser och sociala medier | 5910 Annonsering | Kontrollera momsen på utländska fakturor |
| Företagsförsäkring | 6310 Företagsförsäkringar | Ingen moms på försäkringar |
Gränsen för inventarier av mindre värde är ett halvt prisbasbelopp. Kostar något mindre än så, eller har det en livslängd på högst tre år, får du dra av hela beloppet direkt. Annars skrivs det av över flera år. Vilka kostnader som är avdragsgilla och vilka som inte är det går vi igenom i guiden om skatteavdrag för frisörer.
Specialfall i frisörvardagen
Stolhyra du tar emot. Hyr du ut en stol ska hyran faktureras och bokföras som en intäkt. Stolhyra har normalt 25 procent moms, eftersom Skatteverket räknar uthyrning av frisörstolar som skattepliktig uthyrning.
Provision till anställda. Provision är lön. Den bokförs som lönekostnad med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter, precis som grundlönen.
Presentkort. När du säljer ett presentkort som bara gäller i salongen redovisar du momsen direkt. Resten bokförs som en skuld till kunden tills kortet används. Så undviker du att intäkten hamnar på fel år. Detaljerna står i guiden om presentkort, moms och bokföring.
Dricks via kortterminalen. Frivillig dricks har ingen moms, men den är skattepliktig. Är det du som driver firman som får den är den en intäkt i firman. Ska den gå till anställda behöver pengarna redovisas och delas ut på ett sätt som går att följa. Mer om det i guiden om dricks i salongen.
Produkter du tar hem. Det du tar ur lagret för eget bruk bokförs som ett uttag, med moms.
Egna uttag i enskild firma. Det du för över till ditt privata konto är ett uttag som bokförs mot eget kapital. Det är ingen kostnad och påverkar inte vinsten. Betalar du något privat från firmans konto av misstag bokförs det också som uttag.
En bokföringsrutin som håller
Bokföringen blir lättast om den följer salongens rytm. Ett förslag på rutin:
| När | Vad |
|---|---|
| Varje dag | Stäng kassan, spara Z-rapporten och räkna kontanterna |
| Varje vecka | Stäm av utbetalningar från kortinlösaren, Swish och bokningssystemet mot försäljningen, och fota eller ladda upp kvitton |
| Varje månad | Stäm av bankkontot och skattekontot, bokför löner och fakturor, kontrollera lagret av presentkort |
| Varje kvartal eller år | Gör momsdeklarationen och gå igenom resultatet |
| Vid årets slut | Inventera produkterna och förbered bokslutet |
Sköts de dagliga och veckovisa stegen blir månadsavstämningen en snabb kontroll i stället för ett detektivarbete.
Bokslut och lager
Vid räkenskapsårets slut avslutas bokföringen med ett bokslut:
- Enskild firma med nettoomsättning normalt högst 3 miljoner kr får göra ett förenklat årsbokslut.
- Aktiebolag upprättar en årsredovisning som lämnas till Bolagsverket.
Inför bokslutet inventerar du lagret av produkter, bokför obetalda fakturor om du använder kontantmetoden, stämmer av skattekontot och bankkontot och tar fram en lista över presentkort som inte har lösts in.
Hur länge ska du spara bokföringen?
Räkenskapsinformationen ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Den ska förvaras i ordnat skick och gå lätt att ta fram.
| Räkenskapsår | Spara till och med |
|---|---|
| 2024 | 31 december 2031 |
| 2025 | 31 december 2032 |
| 2026 | 31 december 2033 |
Det gäller Z-rapporter, kvitton, fakturor, avtal, bokföringen i programmet och bokslutet. Personalliggaren har en egen, kortare bevarandetid som Skatteverket beskriver på sin sida om personalliggare.
Vanliga bokföringsfel i salonger
- Moms på nettoutbetalningen från kortinlösaren i stället för på hela försäljningen.
- Försäljning från bokningssystemet som bokförs både från kassan och från utbetalningen.
- Z-rapporter som saknas för vissa dagar, eller kontanter som inte stämmer med rapporten.
- 12 procent moms på tjänster eller produkter. Rätt är 25 procent.
- Privata inköp på salongens kort som bokförs som kostnader.
- Presentkort som intäktsförs först när de används, utan moms vid försäljningen.
- Lager som aldrig inventeras, så att resultatet blir fel.
Vill du lämna över bokföringen helt kan du se vad det kostar på vår prissida.
