Digital bokföring betyder att kvitton, fakturor och kassans dagsrapporter kommer in i ett bokföringsprogram digitalt i stället för i en pärm. För en salong är vinsten framför allt tid och bättre överblick. Sedan den 1 juli 2024 får du dessutom slänga pappersoriginalen när de väl är digitaliserade på ett säkert sätt.
Vad bokföringslagen säger
Bokföringslagen kräver inte papper, men den ställer krav på hur räkenskapsinformationen sparas. Det gäller lika för digitalt och papper:
- Sju år. Räkenskapsinformationen ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
- Varaktigt och lätt åtkomligt. Handlingarna ska vara i ordnat skick och gå att ta fram.
- Pappersoriginal får förstöras sedan den 1 juli 2024, så snart uppgifterna har förts över till digital form. Villkoret är att överföringen inte riskerar att uppgifterna ändras eller går förlorade. Bokföringsnämnden beskriver ändringen på sin sida om ändrade arkiveringsregler. Tidigare fick originalen i regel förstöras först efter utgången av det tredje året efter räkenskapsårets slut.
- Elektroniska handlingar får under vissa villkor förvaras i ett annat EU-land. Fråga leverantören var dina uppgifter lagras.
För en frisör betyder det att du kan fota kvittot från grossisten, se att bilden är skarp och läsbar i programmet och sedan slänga papperet.
Fördelar för salongen
- Mindre inmatning. Kassans försäljning, bankens transaktioner och leverantörernas fakturor kan komma in automatiskt. Hur kassan kopplas till bokföringen går vi igenom i guiden från kassasystem till bokföring.
- Ingen kvittopärm. Kvitton fotas direkt i mobilen när du handlar färg eller förbrukningsmaterial.
- Aktuella siffror. Du ser försäljning, kostnader och resultat löpande, inte först vid bokslutet.
- Enklare samarbete. Din redovisningskonsult arbetar i samma program och behöver inga pärmar.
- Lättare att stämma av. Kortfordringar, Swish och kassa kan stämmas mot banken varje månad.
Nackdelar att räkna med
- Månadsavgift. Bokföringsprogram kostar i regel en fast avgift per månad plus tillägg för till exempel bankkoppling och lön.
- Beroende av leverantören. Kontrollera att du kan ta ut all bokföring, till exempel som SIE-fil, om du byter program. Sju års arkivering gäller även när du slutar betala för tjänsten.
- Automatiska fel. En felinställd koppling upprepar samma fel varje dag. Dricks och presentkort är vanliga exempel som hamnar på fel konto.
- Allt digitaliseras inte av sig självt. Något måste fortfarande in: kvitton som ska fotas, kontanter som ska räknas och avstämningar som ska göras.
- Säkerhet. Använd tvåstegsinloggning och ge personalen bara den behörighet de behöver.
Innan du slänger papperskvittot
Lagen kräver att överföringen är gjord så att uppgifterna inte riskerar att ändras eller gå förlorade. I vardagen betyder det några enkla kontroller:
- Hela kvittot syns. Datum, säljare, vad du köpt, belopp och moms ska gå att läsa på bilden. Ett skrynkligt eller blekt kvitto från grossisten kan behöva fotas om.
- Bilden hamnar i bokföringen. Kontrollera att kvittot faktiskt är sparat i programmet och kopplat till rätt verifikation innan papperet åker i papperskorgen.
- Ett ställe för allt. Spara inte en del i mobilens bildgalleri och en del i programmet. Det som inte finns i bokföringen finns inte vid en granskning.
- Digitala original sparas som de kom. En faktura som kommer som pdf eller e-faktura är redan digital. Den ska sparas i den form du fick den.
Kassans Z-dagrapporter är också räkenskapsinformation. Om kassan skickar dem digitalt till bokföringsprogrammet behöver du inte skriva ut dem, men de ska gå att ta fram under hela bevarandetiden.
Så ser ett digitalt flöde ut i en salong
- Kassan tar fram en Z-dagrapport varje försäljningsdag och skickar den till bokföringsprogrammet.
- Banken är kopplad, så kortutbetalningar, Swish och leverantörsbetalningar kommer in automatiskt.
- Leverantörsfakturor kommer som e-faktura eller pdf direkt till programmet.
- Kvitton fotas i mobilappen samma dag.
- En gång i månaden stäms kassa, kort och bank av och momsen tas fram.
Vilket program och vilken kassa som passar salongen jämför vi i guiden om kassasystem och bokföringsprogram för salonger. Grunderna i hur inkomster och utgifter bokförs finns i guiden om att bokföra som frisör.
